Las empresas todavía utilizan solo Excel como una manera de salvaguardar el orden de todos sus negocios. Actualmente,  las soluciones  ERP (Enterprise Resource Planning) van en ascenso como una forma de otorgar competitividad y eficiencia a las empresas transportistas que representan al 3% del PIB nacional.

Un software ERP centraliza toda la información, la gestiona y proporciona a los directivos los mejores caminos a tomar día con día, por lo que pueden considerarse como la columna vertebral de todos los procesos clave del negocio.

Con este panorama, GM Transport, desarrollador de tecnología, señala cuáles son los cinco errores más comunes cometen los empresarios del transporte en el país, y cuáles son las ventajas de utilizar un ERP:

1. Dividir cada área de la empresa para que sea independiente

Esto es una grave equivocación, ya que los problemas se multiplicarán. Lo mejor es centralizar todas las tareas y tener un control general. Los ERP son capaces de ejecutar todos los procesos críticos del negocio: producción, obligaciones fiscales, pagos,rutas, recursos humanos, planificación financiera, abastecimiento, entre otros.

2. No actualizar el sistema

Los corporativos y la mayoría de las pequeñas y medianas organizaciones en México ya utilizan un software de gestión de datos, sin embargo, en algunos casos no lo actualizan como es debido. Es necesario actualizarlo constantemente para evitar fallas en los procesos, aplicar mejoras y prevenir ataques por parte de hackers. Los ERP actuales cuentan con soluciones avanzadas de protección de datos y sus proveedores refrescan remotamente sus sistemas, certificados de seguridad y entorno para evitarvulnerabilidades.

3. No hacer una evaluación periódica de seguridad

Es un error dejar toda la responsabilidad de la seguridad de los software de ERPa los proveedores y sus técnicos, ya que una falla que detenga los procesos por minutos o días puede representar pérdidas millonarias a la compañía.

Es importante que los directivos de tecnología y finanzas de las organizaciones desarrollen esquemas de evaluación de la seguridad que incluya 3 aspectos:

Plataforma: Controlar la configuración de la arquitectura del ERP, como los puertos abiertos, las conexiones a internet y los sistemas de seguridad como antivirus y antispyware para detectar amenazas de softwareespía.

Configuración:Comprobar los parámetros que afecten a la seguridad del sistema y de los datos.

Delegación de funciones: Verificar que los roles y autorizaciones de los usuarios son correctos, que sus permisos corresponden con las tareas que realizan y hacer un programa de constante cambio de claves de acceso.

4. No implementar nuevas tecnologías

Es necesario abrirse a las tendencias tecnológicas que el mismo mercado vaya dictando. Un ejemplo es la Inteligencia Artificial (IA), la cual no es exclusiva de la robótica, sino de cualquier sector, incluyendo al transporte. Los algoritmos de la IA son capaces de predecir eventos y pueden evitar errores humanos en la gestión integral del negocio.

5. No tener un proveedor de confianza

Contratar los servicios de un proveedor sólo por ser barato, puede salir muy caro. Es importante analizar bien al proveedor de nuestro ERP, que cuente con certificaciones, amplia cartera de clientes, cobertura total del país, que utilice tecnología de punta en sus productos y que cuente con soporte de calidad.